Publicerat 31 oktober 2018 i kategorin Artiklar

Arkivering av kvitton och fakturor

Det är viktigt att du i ditt företag arkiverar kvitton, fakturor och annan räkenskapsinformation på rätt sätt. Vi sammanfattar vilket ansvar du har som företagare och vad som gäller när du upphör med eller överlåter ditt företag.

Du måste spara företagets räkenskapsinformation i minst sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Om ditt företag har brutet räkenskapsår, till exempel 1/7 till 30/6, innebär det att du måste spara räkenskapsinformationen i sju år och sex månader. Men du kan till följd av exempelvis preskriptionsregler eller skatteregler behöva spara informationen under ännu längre tid.

Papper eller elektroniskt

Enligt bokföringslagen är det tillåtet att fotografera eller skanna fakturor, kvitton eller annan räkenskapsinformation företaget fått på papper, för att kunna spara dem på data-media. Men du får inte förstöra pappersfakturorna eller
kvittona efter att du skannat dem. Dessa måste företaget spara under minst tre hela kalenderår efter det år som företagets räkenskapsår avslutades. Sedan kan du kasta dem.

Det omvända gäller också. Får ditt företag en elektronisk faktura kan du skriva ut den och spara den på papper. Men företaget måste då samtidigt spara den elektroniska fakturan under minst tre hela kalenderår efter det år som företagets räkenskapsår avslutades.

Både papper och elektroniskt

Tar ditt företag emot en faktura både på papper och elektroniskt i nära anslutning till varandra, får företaget välja i vilken form den ska sparas. Det innebär att om företaget väljer att spara den elektroniska fakturan kan du kasta pappersfakturan.

Men det gäller inte om företaget får en pappersfaktura som du sedan fotograferar eller skannar. Företaget har då inte tagit emot fakturan i olika form utan fört över den från en form till en annan.

Kvitton på utlägg

Om en anställd gör ett inköp för ditt företags räkning är det en affärshändelse i företaget. Det gäller oavsett om den anställde betalar med egna eller företagets pengar eller kort. Kvittot som den anställde får vid köpet är företagets och ska hanteras på samma sätt som när ditt företag gör egna inköp. Det innebär att om den anställde tar emot ett papperskvitto ska det kvittot lämnas till företaget så att det kan arkiveras. Har den anställde endast tagit emot kvittot elektroniskt, ska företaget spara det elektroniskt.

Kundfakturor

Fakturor som företaget upprättar ska bevaras i det skick du sammanställt och sparat dem i företagets bokföring. Det innebär att om du upprättar en kundfaktura elektroniskt men presenterar den i pappersform i företagets bokföring, ska fakturan arkiveras i pappersform. Det gäller oavsett om du skickar fakturan elektroniskt eller på papper till kunden.

När företaget överlåts eller upphör

Har du en enskild firma är det du som är ansvarig för arkiveringen av företagets räkenskapsinformation. Överlåter du verksamheten behåller du arkiveringsskyldigheten för tiden före överlåtelsen. Detsamma gäller om du avslutar firman. Ditt ansvar kvarstår då arkiveringstiden ut. När du avlider övertar dödsboet arkiveringsskyldigheten, men upphör när dödsboet skiftats. Därefter finns inte längre någon arkiveringsansvarig.

Juridisk person

Bedrivs ditt företag i aktiebolagsform är det företaget som ansvarar för arkiveringen. Men ytterst blir det ändå du som är ansvarig om du ingår i företagets styrelse.

Vid en överlåtelse följer ansvaret för räkenskapsinformationen med företaget.

Arkiveringsansvaret kan inte avtalas bort. Det innebär att om företaget låter till exempel ett arkiveringsföretag eller en redovisningskonsult sköta arkiveringen, måste företaget försäkra sig om att arkiveringsreglerna följs och se till att det går att få tillgång till all räkenskapsinformation under hela arkiveringstiden.

Likvidation

Begär du ditt bolag i likvidation utses en likvidator som ersätter styrelsen. Han avvecklar bolaget och fördelar eventuellt överskott mellan aktieägarna. Bolaget är upplöst när likvidatorn har lagt fram sin slutredovisning på en bolagsstämma. Likvidatorn har därefter ett fortsatt ansvar för att arkivera företagets räkenskapsinformation. När ett handelsbolag likviderats utan likvidator är det bolagsmännen som har det ansvaret.

Fusion

Har ditt bolag fusionerats med ett annat företag har samtliga tillgångar och skulder tagits över av det andra företaget. Samtidigt har ditt bolag upplösts utan likvidation. Det övertagande företaget övertar vid fusionen ansvaret för att arkivera det överlåtande bolagets räkenskapsinformation.

Konkurs

Försätts ditt företag i konkurs är du skyldig att överlämna företagets räkenskapsinformation till konkursförvaltaren.

Räkenskapsinformation som avser tiden före konkursen ska efter avslutad konkurs återlämnas till företaget. Det har trots konkursen ett fortsatt arkiveringsansvar.

Visar det sig vara svårt för konkursförvaltaren att återlämna räkenskapsinformationen ska den överlämnas till Kronofogden, som är tillsynsmyndighet över konkursförvaltningen. I praktiken brukar dock konkursförvaltaren, efter avslutad konkurs, skicka räkenskapsinformationen till ett arkivföretag där den förvaras under den återstående arkiveringstiden.

Räkenskapsinformation som härrör från själva konkursboet ska bevaras av konkursförvaltaren.

bfn.se

Publicerat 31 oktober 2018

Hög lön kan ge lägre skatt

Är du delägare i ett fåmansföretag är det viktigt att ta ut rätt lön från företaget. Din eller någon familjemedlems lön i år från företaget kan påverka hur mycket ni kan ta ut i lågbeskattad utdelning nästa år. Den utdelning du får från ditt fåmansföretag beskattas med 20 procent kapitalskatt så länge den ryms inom ett särskilt beräknat utdelningsutrymme. Det …

Läs mer

Publicerat 31 oktober 2018

Digital inhämtning av uppgifter

Den 1 oktober trädde förordningen om digitalt inhämtande av uppgifter från företag i kraft. Syftet med förordningen är att uppgifter ska, där det är möjligt och relevant, bara behöva lämnas en gång från företagen till myndigheterna. Förordningen berör 67 myndigheter. bolagsverket.se

Läs mer

Publicerat 31 oktober 2018

Uthyrning till arbetsgivaren

Det förekommer att arbetsgivare betalar hyra för utrymmen som den anställde upplåter i den egna bostaden. Huvudregeln är att sådan hyra är skattepliktig som inkomst av tjänst eller näringsverksamhet. Hyran kan dock beskattas som inkomst av kapital om vissa förutsättningar är uppfyllda. För det första krävs det då att det finns ett hyresavtal. För det andra ska arbetsgivaren …

Läs mer

Publicerat 31 oktober 2018

Teckningsoptioner kan inte vara personaloptioner

Enligt Skatteverket omfattas inte teckningsoptioner av de regler som gäller för personaloptioner. Det innebär att en anställd som får förvärva en teckningsoption på förmånliga villkor ska beskattas vid förvärvstidpunkten i inkomstslaget tjänst. Systemet med personaloptioner innebär att den anställde får ett erbjudande om att delta i ett personaloptionsprogram som tilldelar …

Läs mer

Publicerat 31 oktober 2018

Swisha skatten

Nu kan du betala in skatt till Skatteverket via Swish. Men det går inte att betala mer än 15 000 kr per dygn. För större belopp gäller fortfarande bankgiro. skatteverket.se

Läs mer

Publicerat 31 oktober 2018

Internetinkomster

Internetinkomster blir allt vanligare. Skatteverket har på sin sajt Rättslig vägledning sammanställt en rad exempel på sådana inkomster och redogör där för sin uppfattning om hur dessa inkomster ska beskattas. Det finns ingen heltäckande beskrivning av vad som menas med internetinkomster. En allmän förutsättning för beskattning i inkomstslaget tjänst är att det varken är …

Läs mer

Publicerat 31 oktober 2018

Stöd i arbetet mot sjukskrivningar

Sedan den 1 juli kan arbetsgivare söka ett rehabiliteringsstöd på 10 000 kr per anställd. Det ger företagen bättre förutsättningar i arbetet med att minska och förkorta sjukskrivningarna på arbetsplatserna. forsakringskassan.se

Läs mer

Publicerat 31 oktober 2018

Företagsbot för försenad årsredovisning

Ett aktiebolag har av hovrätten dömts att betala en företagsbot om 35 000 kr på grund av att bolaget upprättat årsredovisningen för räkenskapsåret 2015 fem månader för sent. Martin drev, ägde och var ensam styrelseledamot i sitt aktiebolag. Bolaget hade en årsomsättning på drygt 3,3 miljoner kr under 2015. Årsredovisningen för det räkenskapsåret upprättades först den 30 …

Läs mer

Publicerat 5 september 2018

Information om skatteupplägg

En särskild utredare ser nu över möjligheterna att införa en skyldighet för bland annat skatterådgivare att informera Skatteverket om skatteupplägg. Syftet är att bekämpa skatteflykt, skattefusk och skatteundandragande. Utredningen ska vara klar 31 oktober. regeringen.se

Läs mer

Publicerat 5 september 2018

Uthyrning av bil, båt och liknande tillgångar

Skatteverket har på sin sajt Rättslig vägledning lämnat svar på frågan vilka utgifter som får dras av när uthyrning av privatägd tillgång ska beskattas i inkomstslaget kapital. Inkomster som du får på grund av att du har en tillgång ska normalt beskattas i inkomstslaget kapital. Hyr du ut till exempel en bil, en fritidsbåt eller en husvagn är hyresersättningen en skattepliktig …

Läs mer

Gå till startsidan